Toimivaa viranomaisyhteistyötä

Arkistolaitoksen ja muiden valtion viranomaisten yhteistyö on aina ollut tiivistä. Nyt Alku-hankkeen myötä on yhteistyö Alku-viranomaisten kanssa lisääntynyt entisestään. Aluehallintovirastojen ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten edeltäjien arkistoja on järjestetty Turun alueellakin hankkeena nyt jo yli kaksi vuotta. Tuona aikana on tullut tutuiksi suuri määrä arkistonhoitajia, arkistovastaavia sekä viranomaisten muuta henkilökuntaa.  Asioita on selvitelty lähinnä sähköpostilla ja puhelimella, mutta tarvittaessa on myös pidetty palavereja, välillä virallisia välillä vähän epävirallisempia.

Meillä Turussa Länsi-Suomen lääninhallituksen arkisto on tuottanut kontakteja myös oman alueen ulkopuolelle.  Keski-Suomi ja Pohjanmaa ovat kuuluneet vuonna 2009 toimintansa päättäneen suurläänin alueeseen ja siellä syntyneet pysyvästi säilytettävät lääninhallituksen aineistot ovat jo suurimmaksi osaksi siirretty Turun maakunta-arkistoon, mutta yhteistyötä tarvitaan edelleen.

Koska vuosi 2009 on ollut niin hiljattain, ei lääninhallituksen arkisto ymmärrettävästä syystä ollut aivan yhtä valmis siirtovaiheessa kuin vaikkapa 40 vuotta vanhat arkistot. Arkiston viimeisiä kokonaisuuksia järjestetään vielä eri pisteissä ja ne todennäköisesti siirretään maakunta-arkistoon ensi vuoden kuluessa. Selkeiden kokonaisuuksien lisäksi virastoista on löytynyt yksittäisiä asiakirjoja ja asiakirjanippuja. Asiakirjoista ei aina pysty päättelemään, että onko kyseessä kopio vai se alkuperäinen kappale, joka kuuluisi arkistoon. Tästä on syntynyt ylimääräistä selvittelyn tarvetta ja uudenmuotoista yhteistyötä.

Virastoista löytyneet epäselvät asiakirjat ovat meillä aiheuttaneet sen, että viime viikolla tietopalvelusihteerimme ei löytänyt makasiinista pelkästään lääninhallituksen arkistoa vaan myös lääninhallituksen entisen arkistonhoitajan. Etsitty asiakirja löytyi hienosti yhteisvoimin. Kyseessä oli pelkkä sattuma, emme pääsääntöisesti säilytä arkistonhoitajia arkistojen yhteydessä. Paikalla olivat Lounais-Suomen aluehallintoviraston arkistoista vastaavien henkilöiden lisäksi myös Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston arkistovastuuhenkilöt sekä Vaasasta että Jyväskylästä. Sen lisäksi, että saimme arkistoihin taas lisäykset paikoilleen, päivitimme samalla lounaalla kuulumisia tästä meidän yhteisestä asiakirjahallinta- ja arkistokentästämme.  Ainakin meidän näkökulmastamme yhteistyö on toiminut erinomaisesti.

 

Marita Vallenius
Tutkija, Turun maakunta-arkisto