Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot ottavat viranomaisarkistojen ohella vastaan myös yksityisten omistamia arkistoja lahjoituksina tai pysyvinä talletuksina. Näillä hankinnoillaan arkistolaitos pyrkii tukemaan monipuolisen kuvan saamista suomalaisesta yhteiskunnasta eri aikoina. Yksityisarkistoja ovat yhteisöarkistojen lisäksi myös henkilö-, perhe- ja sukuarkistot eli yksityisille henkilöille tulleiden sekä heidän toiminnassaan elämän eri vaiheissa syntyneiden asiakirjojen kokonaisuudet.
Niin henkilö- kuin muitakin yksityisarkistoja voidaan käyttää moneen tarkoitukseen. Tieteellisen tutkimuksen lisäksi ne tarjoavat aineistoa myös mm. näyttelyiden, näytelmien, elokuvien sekä radio- ja televisio-ohjelmien tekoon. Tuore esimerkki on Jörn Donnerin parhaillaan televisiossa esitettävä Mannerheim -dokumentti, jonka teossa hyödynnettiin Mannerheimin omaa ja muitakin Kansallisarkiston henkilöarkistoja. Myös laajalti huomiota saaneen, Hella Wuolijoesta kertovan elokuvan teossa on käytetty Wuolijoen omaa ja muita arkistoja. Wuolijoki -elokuvaa jopa osittain filmattiin Kansallisarkiston tiloissa.
Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen välisen työnjaon mukaan Kansallisarkisto hankkii ensisijaisesti valtakunnallisesti merkittäviä henkilöarkistoja, kuten keskeisten poliitikkojen ja yhteiskunnallisten vaikuttajien, johtavien virkamiesten, tutkijoiden ja kulttuurihenkilöiden sekä yhteiskunnan eri sektoreilla vaikuttaneiden perheiden ja sukujen arkistoja. Maakunta-arkistot puolestaan, kukin piirissään, hankkivat ensisijaisesti alueellisesti ja paikallisesti merkittäviä henkilö-, perhe- ja sukuarkistoja.
Arkistolaitoksen lisäksi yksityisiä arkistoaineistoja voi luovuttaa moneen muuhunkin, ammattimaisesti toimivaan arkistoon. Näitä ovat esimerkiksi yksityiset keskusarkistot, eräiden laitosten yhteydessä toimivat erityisarkistot sekä yliopistojen kirjastojen käsikirjoitusyksiköt.
Yksityisarkistojen hankinnassa painotetaan sellaisten toimijoiden aineistojen saamista, jotka ovat tällä hetkellä arkistoissa aliedustettuja. Kansallisarkistossa on esimerkiksi kirkonmiesten arkistoja hyvin kattavasti eri aikakausilta aina 1600-luvulta lähtien, kun taas mm. lääkäreiden aineistoja on erittäin niukasti. Pakolais- ja maahanmuuttajataustaisten henkilöiden aineistoja ei ole juuri lainkaan. Myös nykyvaikuttajat voisivat jo elinaikanaan harkita aineistojensa luovuttamista ja siten itse päättää niiden tulevasta käytöstä. Moni on näin jo tehnytkin.
Jokaisen yksityisarkiston luovuttamisesta sovitaan aina erikseen. Yleensä arkiston luovuttaminen alkaa yhteydenotolla joko Kansallisarkiston yksityisarkistoyksikköön tai asianomaiseen maakunta-arkistoon. Tällöin neuvotellaan luovutuksen ehdoista. Samalla sovitaan tarvittavista valmistelutoimenpiteistä. On tärkeää, että arkisto on järjestetty siten, että sen sisältämä aineisto on helposti tutkijoiden käytettävissä. Arkistoammattilaiset antavat mielellään neuvoja, mutta usein varsinainen järjestämistyö on kuitenkin viisainta jättää alan asiantuntijoille.
Arkistolaitos on aivan äskettäin julkaissut esitteen Ohjeet yksityisarkistojen luovuttajille. Siinä kerrotaan lyhyesti arkistojen luovutusvaihtoehdoista ja luovuttamisen eri vaiheisiin liittyvistä käytännön toimenpiteistä. Esitettä saa sekä Kansallisarkistosta että maakunta-arkistoista. Se julkaistaan pian myös arkistolaitoksen verkkosivuilla.
Niin henkilö- kuin muitakin yksityisarkistoja voidaan käyttää moneen tarkoitukseen. Tieteellisen tutkimuksen lisäksi ne tarjoavat aineistoa myös mm. näyttelyiden, näytelmien, elokuvien sekä radio- ja televisio-ohjelmien tekoon. Tuore esimerkki on Jörn Donnerin parhaillaan televisiossa esitettävä Mannerheim -dokumentti, jonka teossa hyödynnettiin Mannerheimin omaa ja muitakin Kansallisarkiston henkilöarkistoja. Myös laajalti huomiota saaneen, Hella Wuolijoesta kertovan elokuvan teossa on käytetty Wuolijoen omaa ja muita arkistoja. Wuolijoki -elokuvaa jopa osittain filmattiin Kansallisarkiston tiloissa.
Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen välisen työnjaon mukaan Kansallisarkisto hankkii ensisijaisesti valtakunnallisesti merkittäviä henkilöarkistoja, kuten keskeisten poliitikkojen ja yhteiskunnallisten vaikuttajien, johtavien virkamiesten, tutkijoiden ja kulttuurihenkilöiden sekä yhteiskunnan eri sektoreilla vaikuttaneiden perheiden ja sukujen arkistoja. Maakunta-arkistot puolestaan, kukin piirissään, hankkivat ensisijaisesti alueellisesti ja paikallisesti merkittäviä henkilö-, perhe- ja sukuarkistoja.
Arkistolaitoksen lisäksi yksityisiä arkistoaineistoja voi luovuttaa moneen muuhunkin, ammattimaisesti toimivaan arkistoon. Näitä ovat esimerkiksi yksityiset keskusarkistot, eräiden laitosten yhteydessä toimivat erityisarkistot sekä yliopistojen kirjastojen käsikirjoitusyksiköt.
Yksityisarkistojen hankinnassa painotetaan sellaisten toimijoiden aineistojen saamista, jotka ovat tällä hetkellä arkistoissa aliedustettuja. Kansallisarkistossa on esimerkiksi kirkonmiesten arkistoja hyvin kattavasti eri aikakausilta aina 1600-luvulta lähtien, kun taas mm. lääkäreiden aineistoja on erittäin niukasti. Pakolais- ja maahanmuuttajataustaisten henkilöiden aineistoja ei ole juuri lainkaan. Myös nykyvaikuttajat voisivat jo elinaikanaan harkita aineistojensa luovuttamista ja siten itse päättää niiden tulevasta käytöstä. Moni on näin jo tehnytkin.
Jokaisen yksityisarkiston luovuttamisesta sovitaan aina erikseen. Yleensä arkiston luovuttaminen alkaa yhteydenotolla joko Kansallisarkiston yksityisarkistoyksikköön tai asianomaiseen maakunta-arkistoon. Tällöin neuvotellaan luovutuksen ehdoista. Samalla sovitaan tarvittavista valmistelutoimenpiteistä. On tärkeää, että arkisto on järjestetty siten, että sen sisältämä aineisto on helposti tutkijoiden käytettävissä. Arkistoammattilaiset antavat mielellään neuvoja, mutta usein varsinainen järjestämistyö on kuitenkin viisainta jättää alan asiantuntijoille.
Arkistolaitos on aivan äskettäin julkaissut esitteen Ohjeet yksityisarkistojen luovuttajille. Siinä kerrotaan lyhyesti arkistojen luovutusvaihtoehdoista ja luovuttamisen eri vaiheisiin liittyvistä käytännön toimenpiteistä. Esitettä saa sekä Kansallisarkistosta että maakunta-arkistoista. Se julkaistaan pian myös arkistolaitoksen verkkosivuilla.
Marja Pohjola
Yksityisarkistoyksikön johtaja
