20.5.2016

Tutkijasalit kesäaikaan

Tutkijasalien iltapäivystykset ovat päättyneet tältä keväältä. Tieto siirtymisestä kesän palveluaikoihin  ei ole ehkä vielä tavoittanut kaikkia, sillä ainakin täällä Mikkelissä muutama asiakas olisi tällä viikollakin mielellään jatkanut tiistai-iltaa pitempään. Virtuaalinen tutkijasali digitoituine aineistoineen on kuitenkin aina avoinna eli valoisat kesäillat voi halutessaan käyttää tutkimuksiin siellä.

Kesän tutkimusmatkoja suunnitellessa kannattaa muistaa, että Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasali on kiinni maanantaisin. Viime vuosina tehty digitointi on vaikuttanut Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasalin kävijämääriin voimakkaasti. Karjalan ja Petsamon kirkonkirjat ovat digitoituina joko vapaassa käytössä verkossa tai käyttölupamenettelyllä  tutkittavissa kaikissa arkistolaitoksen tutkijasaleissa, joten Mikkeliin ei ole enää tarvinnut matkustaa näiden aineistojen perässä. Viimeisimpänä verkkokäyttöön on avattu Viipurin maanmittauskonttorin asiakirjoja. Toki Luovutetun Karjalan, Etelä-Savon, Etelä-Karjalan ja Kymenlaakson aineistoa on edelleen paljon tutkittavissa vain alkuperäisinä asiakirjoina Mikkelissä.

Vähentyneiden kävijämäärien myötä olemme nyt alkuvuoden ajan kokeilleet tutkijasalin sulkemista maanantaisin. Muutamat kävijät ovat pahoitelleet ’työviikon’ lyhenemistä Mikkelissä, mutta muuten uusista aukioloajoista saatu asiakaspalaute on jäänyt vähäiseksi. Menetetyn maanantain sijaan palautteissa on ennemminkin varmisteltu tiistain ilta-aukiolon säilymistä talvikaudella.

Saatujen kokemusten perusteella tutkijasali pidetään siis jatkossakin kiinni maanantaisin Mikkelissä. Ja kotisivun ajankohtaistiedotteista olette ehkä jo huomanneet vastaavan muutoksen myös Vaasan maakunta-arkiston aukioloajoissa kesäkuun alusta alkaen.

Ylitarkastaja Anne Hänninen, Mikkelin maakunta-arkisto

6.5.2016

Suomen kulttuuriperintösektoreilla tehdään ainutlaatuista yhteistyötä

Arkistoaineiston käytettävyyden edistämiseen liittyvä kehittäminen ja suunnittelu arkistolaitoksessa tapahtuu nykyisin opetus- ja kulttuuriministeriön Kansallinen Digitaalinen Kirjasto (KDK) –hankkeen osana. Hankkeen puitteissa kehitetään kirjasto-, arkisto- ja museosektoreiden (KAM) yhteistyönä palveluita ja toimintamalleja, joiden avulla voidaan luoda, hallita, säilyttää ja hyödyntää kulttuuriperintöaineistoja.  Arkistolaitos on aktiivinen toimija KDK-hankkeen erilaisissa työryhmissä ja koordinoi koko arkistosektorin toimintaa hankkeessa.

Keskeinen tavoite KDK-yhteistyössä on kulttuuriperintöaineistojen kuvailun yhdenmukaiset periaatteet ja metatietojen semanttinen yhteentoimivuus. Tätä tavoitetta edistetään erityisesti KDK:n tietoarkkitehtuuriryhmässä, jonka puheenjohtajuus on ollut arkistolaitoksella. Tietoarkkitehtuuriryhmä on foorumi, jolla KAM-sektoreiden edustajat sopivat yhteentoimivuuden edellyttämistä yhteisistä metatietomäärityksistä, sanastoista, luokituksista ja tunnuksista sekä näitä koskevista yhteisistä pelisäännöistä ja niiden noudattamisesta. Tietoarkkitehtuuriryhmän ensimmäinen tuotos on huhtikuussa julkaistu KDK:n nimitietopalvelua koskevat selvitys.

Nimitietopalvelu on aineistoihin liittyvien toimijoiden (luonnolliset ja juridiset henkilöt, yhteisöt, suvut) kuvailutietoja sisältävä metatietopalvelu. Kirjastojen, arkistojen ja museoiden kuvailujärjestelmissä toimija on keskeinen kuvailun kohde ja tiedon tarvitsijoille tärkeä hakuelementti. Kun kirjastojen, arkistojen ja museoiden aineistoihin liittyy hyvin paljon samoja toimijoita, vähentäisi sektoreiden yhteinen nimitietopalvelu merkittävästi päällekkäistä työtä ja tukisi kuvailutietojen laadun varmistamista sekä hyödyntämistä yhteisissä hakujärjestelmissä, kuten Finnassa.

Nimitietopalveluselvityksen keskeisenä tavoitteena on ollut selvittää kulttuuriperintösektoreiden valmius tällaisen yhteisen nimitietopalvelun semanttisen yhdenmukaisuuden edellyttämään toimijoiden yhdenmukaiseen kuvailuun. Selvitys osoittaa, että valmius on olemassa, koska sektoreiden kuvailukäytännöissä on paljon yhtymäkohtia nimenomaan toimijoiden kuvailuissa. Nimitietopalveluselvityksen keskeinen anti on toimijoiden yhdenmukaisen kuvailun metatietomalli, joka on selvityksessä esitetty yhteisen nimitietopalvelun tietomallina.

Tietoarkkitehtuuriryhmä visioi nimitietopalvelun nimiauktoriteetti-, kuvailutieto- sekä tunnuksien välityspalveluun jakautuvana metatietopalveluna. Tietovarantona nimitietopalvelu sisältäisi toimijoiden erilaiset nimimuodot, toimijoiden kattavat kuvailutiedot, toimijoihin liittyvät suhteet sekä toimijoille ja toimijakuvailuille annetut pysyvät tunnukset. Näin nimitietopalvelu yhdistäisi yhtäältä kirjastojen ensisijaisesti nimitietoihin kohdistuvan toimijan kuvailun sekä toisaalta arkistojen ja museoiden kattavamman toimijoiden kuvailun. Toimijoiden kuvailun semanttinen yhteismitallisuus nimitietopalvelussa varmistetaan noudattamalla kirjastomaailmassa tuotettuja Resource Description and Access (RDA) -kuvailusääntöjä.

Teknisenä toteutuksena nimitietopalvelu koostuisi yhteisestä toimijatietokannasta, josta ja johon metatietoja poimitaan sektorikohtaisista ja organisaatiokohtaisista tuotantojärjestelmistä, sekä toimijatietokannan rajapinnoista ulkoisiin järjestelmiin. Tällaisia ulkoisia järjestelmiä olisivat esimerkiksi eräät julkishallinnon rekisterit ja kansainvälinen ISNI-tietokanta, joiden tietovarantoja nimitietopalvelu hyödyntäisi. Nimitietopalvelun julkinen tietosisältö tarjottaisiin käyttöön Finto-palvelun kautta ontologisoituna avoimena linkitettynä datana. Käyttörajoitettu toimijatieto olisi nimitietopalvelussa vain auktorisoitujen käyttäjien saatavilla.

Tietoarkkitehtuuriryhmän visio kulttuuriperintösektoreiden yhteisestä nimitietopalvelusta, joka yhdistää kirjastojen, arkistojen ja museoiden perinteiset toimijan kuvailukäytännöt, on ainutlaatuinen maailmassa. Joissakin maissa on käyty keskusteluja kirjastojen ja arkistojen yhteisestä toimijoiden kuvailun metatietopalvelusta, mutta toteutukseen ei ole päästy, koska lähtökohtana ovat olleet kirjastojen arkistojen tarpeita suppeammat toimijan kuvailun nimiauktoriteettipalvelut. Tietoarkkitehtuuriryhmän visioima nimitietopalvelu olisi myös kulttuuriperintösektoria laajempi kansallinen toimijoiden kuvailun metatietopalvelu. Kulttuuriperintösektorin organisaatiot olisivat toimijatietovarannon keskeiset sisällöntuottajat, mutta metatiedot olisivat myös julkisen hallinnon (muiden) viranomaisten operatiivisten järjestelmien käytettävissä.

KDK-hankkeen puitteissa Suomessa tehtävä kulttuuriperintösektoreiden yhteistyö on maailmanlaajuisesti uraa uurtavaa, mikä on tuonut lisähaasteen hankkeen puitteissa tuotettujen palveluiden toteuttamiseen. Nimitietopalvelukin edellyttää vielä erilaisia tietoarkkitehtuuriryhmän tunnistamia lisäselvityksiä ja jatkotoimenpiteitä ennen kuin päästään palvelun toteutuksen suunnitteluun. Jatkoselvitysten keskeinen kohde on nimitietopalvelun tietomallin ja kulttuuriperintösektoreiden käytössä olevien kuvailuskeemojen ja -formaattien yhteentoimivuuden yksityiskohtainen selvittäminen. Toinen suuri haaste ovat nimitietopalvelun sisältämät henkilötiedot, joiden tallentaminen ja jakelu edellyttävät laintasoista valtuutusta. Näitä jatkoselvityksiä käynnistellään nyt yhtäältä tietoarkkitehtuuriryhmän puitteissa ja toisaalta asianomaisten ministeriöiden yhteistyönä opetus- ja kulttuuriministeriön aloitteesta.

Jaana Kilkki
Arkistoneuvos, Kansallisarkisto

22.4.2016

Arkistopedagogiikalla tavoitellaan uusia asiakkaita


Arkistopedagogiikan tavoitteena on innoittaa uusia käyttäjäryhmiä tutkimaan arkistoja sekä opastaa arkistojen käyttöön. Keskeistä on konstruktivistinen oppimiskäsitys sekä tutkiva oppiminen. Arkistopedagogiikka on osa kulttuuriperintöpedagogiikkaa, jonka tavoitteena on auttaa ymmärtämään kulttuuriperintöä ja rohkaista omaan kokemukseen ja tulkintaan. Arkistolaitos terävöittää tulevina vuosina arkistopedagogista toimintaansa eri puolilla maata.


Kansallisarkistoon kuuluvassa Saamelaisarkistossa lapsille järjestetty arkistopedagoginen toiminta on saanut myönteistä palautetta ja herättänyt kiinnostusta sekä vanhemmissa että opettajissa. Sajoksessa on vieraillut Inarin koulun 0-2 luokat (pohjoissaamen-, inarinsaamen- ja suomenkielinen luokka.) Myös alle kouluikäiset ovat tutustuneet Saamelasiarkistoon vanhempiensa kanssa.

Oppilaat ovat tutustuneet muun muassa tutkija Karl Nickulin arkistoon kuuluvaan saamelaislasten piirustuskokoelmaan sekä 1950-luvun mustavalkoisiin valokuviin Nellimöstä. Samalla lapset näkivät piirustusten kopioista tehdyn näyttelyn, jolloin tuli luontevasti vertailtua alkuperäistä piirustusta ja kopiota ja keskusteltua niiden eroista ja siitä, miksi näyttelyssä oli käytetty kopioita. Joulun alla oppilaat askartelivat kierrätysmateriaaleista ja laminoiduista valokuvista joulukoristeita. Samalla keskusteltiin kierrätyksestä, duodjista (saamelaiskästyö/taide) ja entisajan elämästä. Digitaaliarkiston kirkonkirjojen ja oman sukupuun tekemisen kautta he tutustuivat vanhoihin käsialoihin sekä sukututkimukseen.

Arkistomakasiinissa lapsia ihastuttivat rullattavat hyllyt ja valokuva-aineistot: ”Ovatko kaikki nämä valokuvat 1900-luvulta?!”. Lisäksi tutustuttiin arkistonhoitajan työhön kuuluvien suojaessun ja puuvillahansikkaiden käyttöön, arkistodokumenttien oikeaan säilyttämiseen sekä siihen, miten tutkijasalissa käyttäydytään. Arkistonhoitajille nämä vierailut ovat tuoneet iloa ja touhua, joskin 45 minuutin vierailuaika on ollut valitettavan lyhyt. Onneksi koettujen asioiden käsittely jatkuu kouluissa ja kotona vielä vierailun jälkeenkin. 


Saamelaisarkisto on lisäksi aloittanut Saamelaiskäräjien, Oulun yliopiston Giellagas-intituutin, Saamelaismuseo Siidan ja Saamelaisalueen koulutuskeskuksen kanssa yhteistyön saamelaisen kulttuuriperintöpedagogisen koulutuksen järjestämiseksi Oulun yliopistossa.

Arkistolaitoksen arkistopedagogisen toiminnan pyrkimyksenä on madaltaa kynnystä tulla arkistoon ja lisätä siten avoimuutta ja saavutettavuutta. Digitoiduista materiaaleista luodut pedagogiset sisältökokonaisuudet tarjoavat helpon mahdollisuuden tutustua arkistoon kauempaakin; paikallisesti voidaan tarjota arkistovierailujen yhteyteen räätälöityä pedagogista toimintaa.

Tavoitteena on, että arkisto koetaan yhtä luontevaksi tiedonhaun paikaksi kuin kirjastonkin. Arkisto voi tarjota niin elämyksiä kuin uudenlaista ymmärrystä historiaa ja nykyaikaa kohtaan. Kouluissa on kasvamassa uusi innokas arkistonkäyttäjäsukupolvi. Tämä on hyvä asia erityisesti tutkimuksen ja kulttuurin kannalta.

Ylitarkastaja Inker-Anni Linkola, Saamelaisarkisto


Lähteet:  Ulfner, Helena 2001: Arkivpedagogik - nödvändig verksamhet eller kostsam sandlådeaktivitet. Bachelor thesis. Uppsala: Uppsala universitet.
Anna Hansen, VD, NCK – Nordiskt centrum för kulturarvspedagogik

8.4.2016

Pääjohtajan katsaus: Arkistolaitoksen vuosi 2015

KANSAINVÄLISTÄ TUNNUSTUSTA

Kansallisarkisto esitti maaliskuussa 2014 Suonikylän kolttien arkistoa liitettäväksi Unescon Maailman muisti -luetteloon. Lokakuussa 2015 oli vihdoin aihetta juhlaan, kun kyseinen arkisto nousi ehdokkaiden suuresta joukosta tähän kansainvälisesti merkittävään luetteloon.

Suonikylän kolttien arkisto on saamelaisväestön asiakirjallisen kulttuuriperinnön suurin aarre, jonka vanhin asiakirja on vuodelta 1601 ja nuorin vuodelta 1775. Valinta osoitti Kolttakylän arkiston poikkeuksellisen arvon maailman asiakirjallisessa kulttuuriperinnössä.

Unescon Maailman muisti -ohjelman Suomen kansallinen komitea perustettiin jo vuonna 2014, mutta varsinaisesti vuoden 2015 aikana se vakiinnutti toimintatapansa. Komitea tekee esityksiä Unescon Maailman muisti -komitealle esityksiä kansainväliseen Maailman muisti -rekisteriin liitettävistä kokoelmista, ylläpitää kansallista Maailman muisti -rekisteriä kansallisesti merkittävistä asiakirjoista ja kokoelmista sekä tekee tunnetuksi merkittäviä kirjasto- ja arkistokokoelmia sekä Unescon Maailman muisti -ohjelmaa.

Memory of the World -instrumentin merkitys on jatkuvasti vahvistunut Unescon toimintakentällä. Suomen kansainvälisen integroitumisen kannalta onkin sen vuoksi merkittävää, että Unescon pääjohtaja nimitti  allekirjoittaneen International Advisory Committeen jäseneksi nelivuotiskaudeksi 2015 – 2018. IAC valmistelee Maailma muisti -esitykset Unescon pääjohtajan hyväksyttäviksi.

Jo syyskuisilla Turun kirjamessuilla Saamenmaa oli esillä ennennäkemättömän laajasti. Kolmipäiväisillä messuilla oli yhteensä noin 23 000 kävijää. Kansallisarkisto järjesti Saamelaisten oikeudet asiakirjojen valossa -seminaarin, jossa syvennyttiin kyseiseen kolttien arkistoon ja sen merkitykseen kolttien aseman ja oikeuksien näkökulmasta. Ohjelmassa oli myös esillä vuoden 1917 yleisen saamelaiskokouksen koolle kutsuneen aamelaisaktivisti-kirjailija Elsa Laulan merkitys saamelaisten järjestäytymiselle sekä keskustelua saamelaisten oikeuksista nykypäivänä.

Kolttakylän arkiston ehdokkuus ja valinta Unescon rekisteriin sekä Turun kirjamessujen ohjelma saivat runsaasti myönteistä mediahuomiota. Koltansaamen kielen ja kulttuurin yhdistys Saa´mi Nue´tt sekä Kolttien kyläkokous valitsivat Kansallisarkiston ja Saamelaisarkiston Vuoden koltta 2015 -palkinnon saajiksi.
 

UUSI STRATEGIA AMMENTAA DIGITALISAATIOSTA

Arkistolaitoksen strategiaa valmisteltiin vuoden 2015 aikana uudella tavalla. Asiantuntijavirkamiehistä koostuneet innovaatioryhmät arvioivat laitoksen nykytilaa ja visioivat tulevaa, jonka jälkeen arvioitiin arvokäsityksiä, kehitettiin strategista laskentaa ja käytiin osallistavaa vuoropuhelua. Lähtökohtana oli, että jokainen arkistolainen oli mukana strategian valmistelussa.
Digitalisionti on yksi nykyisen hallituksen kärkihankkeista. Sen tavoitteissa painotetaan avointa julkista tietoa, jonka avulla on mahdollista kehittää uusia kaupallisia tietopalveluita ja –tuotteita.

Arkistolaitoksella on hallussaan lähes koko valtiosektorin pysyvästi säilytettävä tietovaranto. Strategiassa keskeisimmäksi asiaksi nousi mahdollisuus hävittää digitoitujen aineistojen alkuperäiset paperiaineistot ilman että niiden oikeudellinen todistusvoimaisuus kärsii. Tällöin ei Mikkeliin vuonna 2018 valmistuvan keskusarkiston rakentamisen jälkeen olisi enää tarvetta uudelle arkistorakentamiselle.

Digitalisaatio edellyttää uudentyyppistä tiedonhallinnan asiantuntijuutta. Arkistolaitos valmistautui vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin uudistamalla organisaatiotaan valtakunnallisesti toimivaksi tiedonhallinnan palveluorganisaatioksi.
 

TUTKIMUKSEN KESKEINEN INFRASTRUKTUURI

Tutkimuksen keskeisenä infrastruktuurina arkistolaitos pyrki tunnistamaan tutkimusprosessin muutoksia ja huomioimaan niiden asettamia vaatimuksia palveluilleen ja toiminnalleen. Yhteistyötä tiivistettiin yliopistosektorin toimijoiden kanssa.

Lapin yliopiston omistama uskontotieteen professori Juha Pentikäisen arkisto talletettiin pysyvästi Saamelaisarkistoon. Valokuvia, asiakirjoja, nauhoitteita ja kirjallisuutta sisältävä arkisto koostuu kokoelmasta etnografista ja uskontotieteellistä tutkimusaineistoa 1960-luvulta 2000-luvulle sekä tätä vanhempaa aineistoa. Paitsi Pentikäisen laaja tutkimusarkisto, myös esimerkiksi Max Jakobsonin ja presidentti Mauno Koiviston yksityisarkistot kiinnostivat runsaasti tutkijoita.
 

TUNNETTUUTTA YHTEISTYÖNÄ

Arkistolaitoksen näyttelytoiminta jatkui edellisvuosien tapaan monipuolisena. Posterinäyttelyt ”Curt von Stedingk – Salonkien suosikki Savon sodassa” sekä ”Pro Finlandia. Suomen tie itsenäisyyteen. Näkökulma: Ranska ja Italia” kiersivät maakunta-arkistoissa.

Vuoden lopulla avattiin Kansallisarkistossa toinen Pro Finlandia -sarjan näyttely, jonka näkökulma oli tällä kertaa maamme itsenäistymispyrkimykset Saksan, Iso-Britannian, Itävallan ja Unkarin suunnilta nähtynä. Samalla julkaistiin samanniminen teos.

Yhteistyö Helsinki Seuran kanssa jatkui syksyn 2015 aikana, kun tuttuun tapaan keskiviikkoiltaisin järjestetyt luennot kokosivat kiinnostuneita Rauhankadun vanhaan tutkijasaliin. Nouse Helsinki - Pääkaupungin rakennushistoriaa arkistoista -luentosarjassa tarkasteltiin Helsingin kasvua rakentamisen kautta.

Jussi Nuorteva
Pääjohtaja, Kansallisarkisto


Generaldirektörens översikt: Arkivverkets år 2015
Director General's Report: The National Archives Service in 2015

24.3.2016

”Laitetaanko pakasteet pieneen pussiin?”

Kaupan kassalla esitettävän rutiinikysymyksen taustaan tulee harvoin kiinnittäneeksi huomiota. Kyse on kuitenkin harkitusta palvelueleestä, palvelumuotoilun yhdestä osatekijästä.

Monet yritykset ja julkishallinnon organisaatiot tukeutuvat yhä vahvemmin palvelumuotoilun ajatuksiin ja työkaluihin. Tavoitteena on käyttäjälähtöinen toiminnan kehittäminen ja asiakaskokemuksen rikastaminen muotoilun menetelmiä hyödyntäen. Pyrkimyksenä on luoda palvelukokemus, joka vastaa sekä käyttäjän että palveluntarjoajan tarpeita.

Myönteisen palvelukokemuksen kannalta on tärkeää, että asiakas voi edetä palvelussa johdonmukaisesti ja että hän saa palvelupolun varrella kohtaamissaan ongelmatilanteissa tarvitsemansa ohjeistuksen oikea-aikaisesti ja mahdollisimman vaivattomasti päästäkseen polulla eteenpäin. Palvelumuotoilua voidaan hyödyntää sekä digitaalisen että fyysisen asiakaspalvelun kehittämisessä. Itse asiassa palveluiden ja palvelupolkujen hahmottamisella on lukuisia yhtymäkohtia vaikkapa prosessien kuvaamiseen, joten mistään kovin vieraasta asiasta ei lopulta ole kyse. Olennaisinta on kuitenkin käyttäjä- ja asiakaslähtöisyyden korostunut huomioon ottaminen; asenne ratkaisee.

Myös arkistolaitoksessa palvelumuotoilun ideoita on pyritty hyödyntämään ja niiden avulla on arvioitu palveluiden ja toimintojen nykytilaa, tunnistettu kehittämistarpeita sekä suunniteltu neuvontapalveluiden tulevaa toteutusta. Arkistolaitoksen strategia korostaa asiakaslähtöisyyttä ja kykyä reagoida toimintaympäristön muutoksiin. Siksi on tärkeää, että arkistolaitoksen organisaation uudistuessa palvelut kyetään tuottamaan entistäkin asiakaslähtöisemmin, taloudellisesti ja tasalaatuisina. Samalla voidaan kirkastaa eri palvelukanavien roolia ja tehtäviä sekä karsia päällekkäisyyksiä.

Tavoitteena on, että esimerkiksi rutiiniluonteisia neuvontatarpeita voidaan keventää ja siirtää niiden painopistettä aiempaa enemmän verkkoon. Keinoina ovat esimerkiksi palveluiden käyttäjien itseohjautuvuuden lisääminen selkiyttämällä nykyisiä palvelukuvauksia ja ohjeistuksia, jäsentämällä ja kokoamalla kotisivuilla jo nykyisin saatavilla olevaa ohjeistusta uudella tavalla sekä hiomalla niiden kielellistä ilmaisua. Face to face -neuvonnalla on kuitenkin jatkossakin tärkeä rooli syvempää asiantuntemusta vaativissa palvelutilanteissa sekä sähköisten palveluiden ja aineistojen neuvonnassa että fyysisessä asiakaspalvelussa.

Juhani Tikkanen, sektorijohtaja, Kansallisarkisto
Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...