26.8.2014

Kuva kuin tuhat sanaa - arkistolaitos paperista biteiksi ja kuviksi?




Jos arkistolaitokseen pitäisi liittää yksi kuvaileva sana ja huomio (!), yksi sana ainoastaan, olisi se sana vuosikymmenten ajan voinut olla vaikkapa paperi. Esimerkiksi. 

Paperiahan arkistoissa riittää: hyllykilometreittäin tuomiokirjoja, pinkkakaupalla asiakirjoja, päättymättömiä kansio- ja kotelorivejä pullollaan päiväkirjoja, piirustuksia, muistilappuja, rakennussuunnitelmia, vanhoja kortteja ja kiehtovaa kirjeenvaihtoa. Rivit ja rivien välit huokuvat tarinoita ihmisten, aatteiden ja kansakuntien kohtaloista historian ristiaallokossa

Mutta maailma muuttuu. Paperi muuttuu biteiksi. Digitaalinen asiakirjanhallinta luo syntysähköistä materiaalia ja digitoinnin uudet välineet tallentavat vanhat asiakirjat ja arkistot kuviksi. Kuviksi tuomiokirjoista, kuviksi kantakorteista, kuviksi päätöslauselmista – ja tietenkin myös digitoiduiksi kuviksi arkistoiduista valokuvista. (Kannattaa muuten vilkaista vaikkapa Digitaaliarkistoon tallennettuja 1800-luvun lopun luotsi- majakkakuvia, jotka on digitoitu suoraan vanhoista lasinegatiiveista. Hienoja!)
  
Digitaalisen maailman levitessä arkistoalan käytäville, nousee myös isoja kysymyksiä esiin. Arkistolaitoksen tarkoitushan on säilyttää kulttuuriperintöämme ja tuoda sitä tutkijoiden saataville. Aineistoa menneestä ja nykypäivästä, tutkijoille tänään ja tulevaisuudessa. Miten voimme turvata materiaalien pysyvän säilyvyyden? Kuka päättää, mikä on tärkeää? Onko kuva asiakirjasta yhtä pätevä kuin konkreettinen paperinen asiakirja? Näitä digitaalisuuteen liittyviä kysymyksiä käsitellään, kun uutta arkistolakia suunnitellaan. Lakipykälien lisäksi tarvitsemme myös uusia käytäntöjä ja metatietojärjestelmiä, jotta infopaljous järjestyy käyttöön ja säilöön järkevästi myös paperisen aikakauden jälkeen. Siksi tarvitaan vaikkapa AHAA:n kaltaisia hankkeita.

Digitaalisuudesta, kuvien ja bittien maailmasta sekä uudesta arkistolaista puhutaan myös uusimmassa Aktissa, joka tässä digitaalikuvassa lojuu paperisena vedosversiona päätoimittajan tarkastelussa. Digitaalisenakin lehti toki on aikanaan luettavissa, mutta uusimman numeron julkaisua saadaan vielä hetki odotella. 




Mikä voisi olla arkistolaitoksen uusi kuvaileva sana, joka hivuttautuu paperin rinnalle?

Sari Saaristo
Kansallisarkiston viestintä

22.8.2014

Arkistot kertovat eletystä elämästä

Sukututkimusta voi tehdä monella tapaa. Joku kerää pelkkiä henkilötietoja, toista taas kiinnostaa enemmän se, miten yksittäisten henkilöiden vaiheiden kautta saa kuvan ajasta, jolloin nämä elivät.
 
Tietoa eletystä elämästä löytyy arkistolähteistä erityisesti silloin, kun suvun jäsenet ovat olleet jotenkin kosketuksissa viranomaisiin. Syntymät ja kuolemat on merkitty kirkonkirjoihin, mutta arkistoista löytyy paljon muutakin. Elämän varrella on ehkä haettu erilaisia lupia, haettu lainhuutoa kiinteistöön, maksettu veroja, oltu rintamalla, riidelty naapurin kanssa oikeudessa, tehty konkurssi, valitettu viranomaisen päätöksestä tai vaikkapa päädytty vankilaan. Jokainen elämänkaari on omanlaisensa – toiselta jälkiä asiakirjoihin on jäänyt enemmän kuin toiselta.
 
Tietojen löytäminen vaatii kärsivällisyyttä. Arkistoissa on kilometreittäin asiakirjoja ja vain harvoin asiakirja löytyy pelkällä henkilön nimellä. Ei siis voi vain marssia maakunta-arkistoon ja pyytää saada kaikki tiedot isoisoisästä. Etsityn asian ajan ja paikan tietäminen helpottaa tietojen hakemista. Lisäksi on keksittävä, mikä viranomainen on käsitellyt kyseistä asiaa ja luonut siitä arkistoonsa asiakirjan. Apua tähän saa tutkijasaleissa henkilökunnalta ja verkossa Arkistojen Portti -palvelusta.
 
Tervetuloa Mikkelin maakunta-arkistoon tiistaina 7.10.2014 kuulemaan vinkkejä, miten pääset omaan sukuusi liittyvien Etelä-Savon, Kymenlaakson, Etelä-Karjalan ja luovutetun Karjalan arkistolähteiden jäljille. Ilmoittautuminen maksuttomalle Mikkelin maakunta-arkisto tutuksi -kurssille tapahtuu arkistolaitoksen ilmoittautumisjärjestelmässä, josta löydät myös kurssin tarkemman ohjelman.
 
 
Anne Hänninen
Ylitarkastaja, Mikkelin maakunta-arkisto
 

15.8.2014

Avoin rakkauskirje ja muita tunnustuksia

Olen ollut Saamelaisarkistossa yhteenlaskettuna melkein puoli vuotta, sekä työharjoittelussa että kesätöissä. Pomo on kerinnyt vaihtua siinä ajassa ja arkistohuumori tarttua siinä määrin, että vitseilleni nauretaan yhä harvemmin. Olen tutustunut kokonaan uuteen maailmaan ja useaan uuteen ulottuvuuteen.

Minä rakastan näitä...
Arkistoissa hienointa on mielestäni niiden loputtomat mahdollisuudet löytöjen tekemiseen. Tottakai tutkijat ja arkistovierailijat arkistoluetteloiden perusteella odottavat tekevänsä tietynlaisia löytöjä, mutta niiden käyttäminen tuo ja luo aina uutta tietoa. Voisi melkein sanoa, että tiedon määrä arkistossa on rajoittamaton, sillä toisin kuin kirjastoissa, joissa tieto on aina jossain määrin jo määriteltyä, pureskeltua, on se arkistoissa täysin raakamuodossaan. Tästä syystä olen kokenut arkistojen järjestelyn paitsi mielenkiintoiseksi myös raskaaksi sillä suhtaudun aineistoihin tutkijana – mikä voisi kiinnostaa? 

Haluan tutustua arkistoihin kunnolla niiden järjestämisen aikana, haluan tutkia niitä ja uskonkin arkiston järjestäjänä olemisen olevan vielä antoisampaa kuin niiden tutkiminen. Me näemme arkiston sellaisena, kuin se on meille toimitettu ja esitämme ja esittelemme sen kuten parhaaksi näemme. Tottakai toimituskunnosta on määräyksiä ja asetuksia ja ohjeita, mutta me näemme arkiston kun sen sisällön tuntee vain arkistonmuodostaja. Järjestäjällä tuntuu vain olevan harmillisen vähän aikaa, sillä parhaitenhan palvelisimme jos tuntisimme arkistomme läpikotaisin.
 
...mutta myös näitä.
Suurin arkistorakkauteni on saamen kielen tutkija Samuli Aikion arkisto, jonka järjestin ensimmäisenä työnäni. Sen jälkeen olen järjestänyt toki muitakin arkistoja, mutta tämä on ollut mieleenpainuvin.  Arkisto sisältää Kotimaisten kielten keskuksen saamenosaston asiapapereiden lisäksi myös erinäisten saamelaistoimijoiden asiapapereita ja Aikion itsensä kirjoittamia lausuntoja, tiedotteita, artikkeleja ja käsikirjoituksia.

Olen oppinut arkiston kautta valtavan paljon saamen kielten asemasta, käytöstä, historiasta ja tulevaisuudesta. Olen rakastunut kielenkäyttöön, kieleen ja kieliin, kielentutkimiseen ja kielipolitiikkaan. Tämän arkiston kautta olen rakastunut myös arkistoalaan – ensimmäisen järjestämäni arkiston kautta olen varmasti oppinut paljon alan virheitä, mutta myös riemua, löytöretkeilyä, kiinnostusta, järjestämis- ja seulontapolitiikkaa, termistöä, käytäntöä, suojaamista, käsittelyä. Tiesin heti arkiston nähdessäni haluavani järjestää sen. Hyvin tiesinkin.

Sallamaria Pirjetä
Tietopalvelusihteeri, Saamelaisarkisto

12.8.2014

Isojen ja pienten leluja

Turun maakunta-arkisto sai toukokuussa vastaanottaa harvinaisia aineistolahjoituksia. Turun kaupungissa usean sukupolven ajan toimineen Casagranden lelukaupan omistaja otti yhteyttä ja kysyi, olisiko maakunta-arkistolla käyttöä parille vanhalle asiakirjalle. Ilmeni, että nämä ”pari vanhaa asiakirjaa” tarkoittivat käytännössä Turun vanhan telakan (Åbo Gamla Skeppsvarv) ja sen yhteydessä toimineen köysiradan kahta tilikirjaa aivan 1800-luvun alusta sekä William Crichtonille (1827-1889) kuulunutta luonnoskirjaa (Sketch Book III) vuosilta 1848-1859. Luovutussopimuksesta oli hädin tuskin muste kuivunut, kun merimuseo Forum Marinumista tuli hätäkutsu tulla STX:n telakalle pelastamaan sen arkistoista, mitä pelastettavissa olisi.


Casagranden leluliike on toiminut Turussa vuodesta 1912. Nykyinen kauppias, Renate Casagrande on innokas leluhistorian harrastaja, joka on koonnut kauppansa alakertaan lelumuseota.  Museon arvokkain esine on leikkilaiva vuodelta 1912.
 
Arkisto- ja museotyöläisiä työssään

Mikä yhdistää turkulaista lelukauppaa, Vanhaa telakkaa, STX:ää ja William Crichtonin luonnoskirjaa toisiinsa? 
 
Yksi yhdistävä tekijä on turkulainen telakkateollisuus, sen historia. Se sai alkunsa, kun skotti John Fithie tuli Tukholmasta Turkuun rakentamaan ruoppausproomua Turun kaupungin laskuun. Hän perusti sittemmin Aurajoen länsirannalle oman veistämön vuonna 1742. Veistämöstä käytettiin nimitystä Vanha veistämö. Vuonna 1800 osakeyhtiöksi muodostettu telakka oli 1800-luvun puolivälissä maan paras, mikäli todisteena voi pitää monia venäläisiä laivatilauksia. Samoihin aikoihin purjeet kuitenkin väistyivät höyrykoneen tieltä ja rauta syrjäytti puun laivanrakennuksessa. Ruotsalainen konemestari Anders Thalus Ericsson ja skotlantilainen mekaanikko David Cowie perustivatkin konepajan ja valimon Turkuun vuonna 1842. Kahdeksan vuotta myöhemmin konepajaan kutsuttiin johtajaksi nuori, 23-vuotias skotti, William Crichton.  Yhtiön nimi muuttui W:m Crichton & C:o- nimiseksi vuonna 1862, kun William osti siitä puolet itselleen.  Vanha veistämö ostettiin osaksi konepajaa 1880-luvulla.

William Crichton kuoli Turussa vuonna 1889, ja hänen omistamansa yhtiö teki konkurssin vuonna 1913, mutta toimintaa jatkoi sittemin Aktiebolaget Crichton – Williamin sukunimi säilyi yhtiön nimessä aina vuoteen 1965 saakka. Konkurssia edeltävinä vuosina telakan johtajana toimi Plymouthista Suomeen muuttanut John Edward Eager (1837 - 1908), William Crichtonin hyvä ystävä. Hänen pojantyttärensä Eva Mary Eager meni vihille italialaissyntyisen, Baltiasta Suomeen vuonna 1911 muuttaneen Antonio Casagranden pojanpojan, Renaton, kanssa.  Näin muodostuu tarinamme päätteeksi linkki yli sata vuotta Turussa toimineen leluliikkeen, Williamin ja vanhan laivatelakan välille.

Ab Crichtonin tarina jatkui Ab Crichton Vulcanina, sitten Wärtsilä-yhtymä Crichton Vulcanina, Wärtsilän Turun telakkana, Wärtsilä Meriteollisuus Oy:nä, Kvaerner Masa Yardsina, ja lopulta STX Europena – tosin telakan sijainti on vaihtunut Turusta Pernoon.  Se on sulattanut itseensä sellaisia toimijoita kuin Vulcan, Andros ja Valmet Laivateollisuus. Omistajina ovat toimineet ainakin britit, skotit, norjalaiset ja korealaiset; tietotaitoa on hankittu milloin briteiltä, milloin Saksasta ja Venäjä, välillä Neuvostoliitto, on tasaisin välein näytellyt suurta osaa tilauksissa. Telakka on rakentanut vesikulkuneuvoja sukellusveneistä loistoristeilijöihin, alusten voimanlähde on vaihdellut höyrystä dieseliin (myös moottoreita rakennettiin itse osan aikaa) ja nyttemmin kaasuun. Ensimmäiset ”loistoristeilijät” rakennettiin jo Williamin aikana: yksi näistä oli vuonna 1897 valmistunut, Peterhof-niminen, delta-metallista rakennettu alus, keisarilliseksi leluksikin mainittu.  Historiansa aikana telakkateollisuus on kokenut monia vaiheita, suuria nousuja ja rajuja laskuja. Nyt eletään taas yhtä murroskautta: päädytäänkö lopulta Suomen valtion ja saksalaistelakan yhteisomistukseen?

Turku on ylpeä telakoistaan ja muusta merellisestä historiastaan, ja Turun maakunta-arkisto on ottanut vastaan merenkulkuun liittyviä aineistoja ja pyrkii myös jatkossa panostamaan niihin – meillä on myös monia aktiivisia yhteistyötahoja, kuten Sjöhistoriska Institutet vid Åbo Akademi, Forum Marinum ja Rauman merimuseo.

Sähköisten aineistojen on sanottu hävittävän aika- ja paikkasidonnaisuuden.  Ei ole väliä, missä aineistoja säilytetään, kun niiden sisältämä informaatio on kaikkien saatavilla avoimien verkkojen kautta. Ihmisten identiteetti ja kulttuuri rakentuvat kuitenkin ajassa ja paikassa: ajan ja paikan historia yhdistyy yksilöhistoriaan, muistijäljet koskettavat toisiaan.  Muodostuu sukupolvi- ja alueellisia identiteettejä.  

Kvanttifysiikan kannalta saattaa olla niin, että informaatio sijaitsee pienen pieninä hippuina kaikkialla maailmankaikkeudessa, mutta ihmistajunta, tietoisuus ja subjektiivinen kokemus edellyttävät fyysisen komponentin läsnäoloa.  Juuri esineenä, John Eagerin omistaman kiinteistön koiratarhan vintillä säilytettynä, pureskeltuna ja haperoituneena esineenä, William Crichtonin luonnoskirjakin puhuttelee katsojaansa, laittaa mielikuvituksen liikkeelle kauas oman aikakauden ulottumattomiin.

Sketch Book III 1848-1859
Mutta kun tämä luonnoskirja tulee osaksi digitoitua, aika-paikkariippumatonta asiakirjallista kulttuuriperintöä, se kenties muovaa yhä useampien kulttuurista minäkuvaa, toimii ylpeyden ja ilon aiheena niin turkulaisille kuin suuremmallekin yleisölle, auttaa ymmärtämään kulttuurimme juuria. Kansainvälisyys on toinen merkittävä tekijä, joka yhdistää turkulaista telakkaa ja lelukauppaa toisiinsa. Suomi ei ole eikä ole koskaan ollutkaan (lyhyitä poikkeusjaksoja lukuun ottamatta) mikään monokulttuurinen umpiola, vaan maahan on muutettu Ruotsista, Saksasta, Venäjältä ja pienemmässä mittakaavassa Englannista, Skotlannista, Tanskasta, Norjasta, Hollannista ja Sveitsistä, nyttemmin vähän kaikkialta. Meidän on kiittäminen ulkomaisten osaajien ja ammattityöntekijöiden maahanmuuttoa teollisuutemme ja kaupan kehityksestä.

Topeliuksen Maamme-kirjan sanoin:
 
Ei ole yhtään sukuperältään niin sekoittautumatonta kansaa, ettei sen esi-isissä olisi vierasta verta; eikä kieleltään niin puhdasta kansaa, ettei se olisi sanoja muilta lainannut. Ja kaikki kansakunnat ovat työntekijöitä ihmissuvun suuressa yhteiskunnassa, joka jakautuu moneen haaraan.

Zacharis Topelius: Maamme Kirja (1875)

Päivi Niemelä
Ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

13.6.2014

Salatut pöytäkirjat – kuvailu- ja järjestämispolitiikan toteutusta Oulun maakunta-arkistossa


Harjoittelija joutuu usein työssään uudenlaisten tilanteiden eteen. Minun kohdallani se tarkoitti koekaniinin roolia arkistolaitoksen uuden kuvailu- ja järjestämispolitiikan käytännön soveltamisessa. Kuvailu- ja järjestämispolitiikka on jo esitelty tässä blogissa viime marraskuussa kirjoituksessa ”Politiikkaa tekemässä”, joten keskityn kirjoituksessani siihen, miten se vaikuttaa käytännössä arkiston järjestämiseen, kuvailuun ja tietopalveluun.
”Perinteinen” arkiston järjestäminen oli minulle ennestään tuttua puuhaa, mutta viime syksyn ja talven aikana sain tehtäväkseni yksityisarkiston järjestämisen pääasiassa inventointi-, mutta osaksi myös perustason käsittelyn mukaisesti. Koska tämän kirjoituksen ei ole tarkoitus pitkästyttää lukijoita pituudellaan ja tylsällä(?) teorialla, totean lyhyesti, että alimman tason eli inventointitason käsittelyssä arkistoa käsitellään mahdollisimman vähän. Jos asiakirjat ovat pahvilaatikossa, ne jätetään siihen. Asiakirjojen järjestykseen laatikon sisällä ei pääsääntöisesti puututa eikä seulomiseenkaan juuri aikaa käytetä. Aineistoa ei käydä järjestelmällisesti läpi, vaan tarkastellaan pintapuolisesti. Noudatin tätä inventointitason käsittelyä muuten, mutta perustason käsittelyn mukaisesti koteloin aineiston, suoristin piirustukset ja jaottelin arkistoyksiköt sarjoihin (kuvailutasolla – fyysisesti ne ovat alkuperäisellä paikallaan).
Periaatteessa työ vaikutti selkeältä, mutta käytännössä huomasin ongelmia. Järjestämässäni arkistossa oli johtokunnan pöytäkirjojen joukossa sikin sokin lääkärintodistuksia. Koska asiakirjojen järjestystä ei muutettu, lääkärintodistukset jäivät pöytäkirjojen joukkoon ja koko arkistoyksikölle tuli käyttörajoitus. Se ei ole hyvä uutinen sille tutkijalle, joka ehkä muutaman vuoden päästä haluaa laatia kyseisestä arkistonmuodostajasta 100-vuotishistoriikin. Mikäli asiakas haluaa tutkia pöytäkirjoja, hänen on hankittava käyttölupa tai jonkun henkilökunnasta on eroteltava julkiset ja salassa pidettävät asiakirjat. Seurauksena voi olla tutkijasalipalvelun työmäärän kasvu ja asiakirjojen toimitusajan pidentyminen.  Pintapuolisesta aineiston läpikäymisestä johtuen järjestäjä ei välttämättä edes huomaa kaikkea salassa pidettävää aineistoa, jolloin tietosuojan säilyminen on uhattuna.
Toinen havaitsemani ristiriita koskee kuvailua. Inventointitasolla myös kuvailu tehdään pintapuolisen tarkastelun pohjalta, vaikka kuvailu- ja järjestämispolitiikan mukaan kuvailulla on tarkoitus vähentää tai korvata fyysistä järjestämistä. Kovin niukka kuvailu ei korvaa järjestämistä eikä se oikein palvele tiedonhakuakaan. Nämä näkökohdat on tuotu esille myös järjestämis- ja kuvailupolitiikassa.
Arkistolaitoksen tehtävänä on ”varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja edistää niiden tutkimuskäyttöä” – ei varsinaisesti järjestäminen, joka tosin palvelee asiakirjojen säilymistä. Kuvailu sen sijaan parantaa asiakirjojen käytettävyyttä. Asiakkaiden kannalta hyvät hakutiedot ovat olennaiset, sillä ne parantavat tiedonhakumahdollisuuksia verkkopalveluiden kautta. Kaikki asiakkaat eivät välttämättä edes ymmärrä luetteloissa olevia arkistomaailman käsitteitä.
Uuden kuvailu- ja järjestämispolitiikan tarkoituksena on tuoda asiakkaiden käyttöön järjestämättömiä arkistoja entistä pienemmällä työmäärällä. Vaihtoehtona on, etteivät asiakkaat saa aineistoa ollenkaan käyttöönsä. Uusi politiikka on menossa oikeaan suuntaan siinä, että se kyseenalaistaa vanhoja käytäntöjä ja keventää järjestämistyötä. Resurssien vähetessä on hyvä miettiä, mikä loppujen lopuksi arkistojen järjestämisessä ja kuvailussa on olennaista. Ketä varten sitä tehdään? Veronmaksajina ja koko touhun rahoittajina asiakkailla tulisi olla mahdollisuus tuoda esille toiveensa, varsinkin kun arkistokuvailua ollaan juuri uudistamassa.
 
Henriikka Halmetoja
Ylemmän arkistotutkinnon harjoittelija 14.10.2013 - 11.4.2014
Oulun maakunta-arkisto